Mit lehet digitalizálni a HACCP rendszerben?

Ha azt mondom, digitális HACCP, sokan arra gondolnak, hogy a papíron vezetett HACCP napló helyett ezentúl telefonon vagy tableten kell bepötyögni ugyanazokat az adatokat.

De ha csak ennyi történik, attól még nem lett sokkal egyszerűbb a munkád.

A papír helyett lett egy képernyőd.

A valódi HACCP digitalizálás ott kezdődik, amikor a rendszer ténylegesen munkát vesz le a válladról.

Amit lehet, automatikusan mér. Amit lehet, magától rögzít. Szól, ha valamit el kell végezni. Figyelmeztet, ha probléma van. Megőrzi az adatokat, hogy később ne neked kelljen mappákban keresgélni.

És vannak természetesen olyan feladatok is, amelyeket továbbra is embernek kell elvégeznie.

Nézzük meg, mit érdemes digitalizálni egy HACCP rendszerben – és mit jelent ez a mindennapi működésben.

1. Hűtők és fagyasztók hőmérsékletének ellenőrzése

Ez talán a legjobb példa arra, mi a különbség a digitalizálás és az automatizálás között.

A hagyományos megoldásnál valaki odamegy a hűtőhöz, leolvassa a hőmérőt, majd beírja az értéket a HACCP naplóba.

Digitális naplónál ugyanez történhet úgy, hogy az értéket már nem papírra, hanem telefonba vagy tabletbe írja.

Ez digitalizálás.

De ennél tovább is lehet menni.

Ha a hűtőbe vagy fagyasztóba hőmérséklet-érzékelő szenzor kerül, a mérés folyamatosan és automatikusan történhet.

Nem kell valakinek naponta többször végigjárnia az összes berendezést csak azért, hogy megnézze és feljegyezze az aktuális értéket.

A rendszer mér, rögzít és tárol.

Ha pedig a hőmérséklet eltér a beállított értéktől, értesítést küldhet.

Így egy éjszakai meghibásodásról sem feltétlenül csak másnap reggel szerzel tudomást.

Ez már nem egyszerűen digitális HACCP napló.

Ez automatizált hőmérséklet-felügyelet.

2. HACCP ellenőrzési lapok és naplók

Nem minden ellenőrzést lehet szenzorral elvégezni.

Valakinek továbbra is meg kell néznie például, hogy megfelelő-e a tisztaság, megtörtént-e egy adott feladat, megfelelő állapotban van-e egy terület vagy berendezés.

De attól még maga a dokumentálás egyszerűsíthető.

Papíron először meg kell találni a megfelelő nyomtatványt, kitölteni, aláírni, majd később lefűzni és tárolni.

Digitális rendszerben az adott munkatárs belép, megkapja az elvégzendő feladatot, rögzíti az eredményt, és az adat bekerül a rendszerbe.

Nincs külön papír.

Nincs lefűzés.

Nincs elveszett lap.

És később nem kell végignézni egy mappa tartalmát azért, hogy megtaláljunk egy adott bejegyzést.

3. Ismétlődő feladatok és emlékeztetők

Az élelmiszerbiztonsági működésben nem minden feladat napi.

Van, amit hetente, havonta, félévente vagy évente kell elvégezni.

És minél több ilyen feladat van, annál nehezebb fejben tartani őket.

• Mikor esedékes a következő felülvizsgálat?
• Mikor volt az utolsó oktatás?
• Mikor kell ismét foglalkozni a kártevőirtással?
• Mikor jár le egy dokumentum?
• Mikor esedékes egy időszakos ellenőrzés?

Ezeket nem érdemes fejben tartani vagy cetlikre felírni.

A rendszer tudja a határidőt, neked pedig akkor kell foglalkoznod vele, amikor valóban aktuális.

4. Eltérések és javító intézkedések

Egy HACCP rendszerben nem az a cél, hogy soha ne legyen probléma.

A valós működésben előfordulhat eltérés.

Például túl magas lesz egy hűtő hőmérséklete, valamilyen hibát találtok egy ellenőrzés során, vagy egy feladat nem a meghatározott módon történt meg.

Ilyenkor nem elég annyit rögzíteni, hogy „nem megfelelő”.

A lényeg az, hogy mi történt utána.

• Mi volt a probléma?
• Mi lehetett az oka?
• Mit tettetek?
• Ki végezte el?
• Mikor történt meg?
• Megoldódott?

Digitális rendszerben az eltéréshez közvetlenül hozzákapcsolható a javító intézkedés.

Így nem két külön papíron vagy három külön helyen található meg ugyanannak az eseménynek a története.

A probléma és annak megoldása együtt követhető.

5. Dokumentumok tárolása

Egy élelmiszer-vállalkozás működéséhez rengeteg dokumentum kapcsolódhat.

Jegyzőkönyvek, igazolások, szerződések, vizsgálati eredmények, oktatási dokumentumok és különböző időszakos felülvizsgálatok.

Ezekkel sokszor nem az a probléma, hogy nincsenek meg.

Hanem az, hogy: hol vannak?

• Egy mappában?
• E-mailben?
• A könyvelőnél?
• A kolléga számítógépén?
• Kinyomtatva az irodában?

Egy digitális dokumentumtárban ezek egy helyen kezelhetők és visszakereshetők.

Nem kell minden alkalommal végiggondolni, hova mentetted el két évvel ezelőtt.

6. Élelmiszer-nyomonkövetés

A nyomonkövetés az egyik olyan terület, ahol nagyon gyorsan rengeteg adat keletkezhet.

• Honnan érkezett az alapanyag?
• Melyik tételből?
• Mikor érkezett?
• Meddig használható fel?
• Melyik termékhez használtuk?
• Mi történt az elkészült termékkel?

Kis mennyiségnél ezt még viszonylag könnyű kézzel kezelni.

Nagyobb termékszámnál, több alapanyagnál vagy folyamatos termelésnél viszont a rendszer gyorsan bonyolulttá válhat.

Digitális nyomonkövetésnél az egyes adatok összekapcsolhatók.

Így nem az a kérdés, hogy „vajon melyik mappában van róla valami?”, hanem az, hogy mit szeretnénk visszakeresni.

7. Minőségmegőrzési és fogyaszthatósági idők figyelése

A raktárban lévő termékek dátumainak ellenőrzése tipikusan olyan munka, amit valakinek rendszeresen el kell végeznie.

Minél nagyobb a készlet, annál több időt igényel.

Digitális rendszerben rögzíthető, hogy egy adott termék vagy alapanyag meddig használható fel, a rendszer pedig jelezhet, ha közeledik a dátum.

Így nem akkor találkozol vele először, amikor valaki leveszi a polcról.

Ennek ráadásul nemcsak élelmiszerbiztonsági jelentősége van.

A jobb készletfigyelés a veszteség csökkentésében is segíthet.

8. Gyártmánylapok és anyaghányadok

Ha sok termékkel dolgozol, a gyártmánylapok kezelése is könnyen átláthatatlanná válhat.

• Új recept készül.
• Megváltozik egy alapanyag.
• Más lesz egy beszállító.
• Módosul egy mennyiség.

És közben több különböző dokumentumban szerepelhet ugyanaz a termék.

Digitális rendszerben a termékek receptúrái és a hozzájuk tartozó adatok strukturáltan kezelhetők.

Ez különösen akkor válik értékessé, amikor már nem tíz, hanem ötven, száz vagy akár több száz termékről beszélünk.

9. Tápértékszámítás

A tápértékszámítás szintén tipikusan olyan terület, ahol a megfelelő adatokból a számítást már a rendszer végezheti el.

Ha megadjuk a receptet, az alapanyagokat és azok megfelelő adatait, nem kell minden egyes terméknél újra kézzel végigszámolni az energia-, zsír-, szénhidrát-, fehérje- és egyéb értékeket.

Különösen sok terméknél jelentős a különbség.

És ha változik a recept, az újraszámítás is lényegesen egyszerűbbé válhat.

10. Több telephely működésének követése

Egy telephelyen a tulajdonos vagy üzletvezető sok mindent személyesen lát.

Tíz telephelyen már nem.

Ilyenkor a digitalizálás értéke nemcsak az, hogy gyorsabban tölthető ki egy HACCP napló.

Hanem az, hogy egy helyről láthatóvá válhat, mi történik a különböző egységekben.

• Megtörtént-e az adott feladat?
• Van-e eltérés?
• Van-e olyan probléma, amely intézkedést igényel?

Nem kell minden információért külön telefonálni, üzenetet írni vagy fényképet kérni.

Mit nem érdemes „ész nélkül” digitalizálni?

Ez legalább olyan fontos kérdés, mint az, hogy mit lehet.

Attól, hogy valamit technikailag digitalizálni lehet, még nem biztos, hogy érdemes.

Ha egy feladat papíron harminc másodperc, digitálisan pedig két perc, akkor nem lett jobb a rendszer.

Ha egy dolgozónak egy egyszerű ellenőrzéshez öt képernyőn kell végigkattintania, az nem hatékonyság.

Ha ugyanazt az adatot továbbra is három különböző helyre kell beírni, az sem valódi digitalizáció.

És ha mindenhez továbbra is ember kell, csak most már telefon van a kezében, akkor valójában nagyon kevés munkát automatizáltunk.

Nem az a cél, hogy mindent digitálissá tegyünk.

Az a cél, hogy a működés egyszerűbb legyen.

Először azt keresd meg, mi viszi el az idődet

Ha azon gondolkodsz, hogy érdemes-e digitális HACCP rendszerre váltanod, ne a funkciók listájával kezdd.

Nézd meg inkább egy átlagos munkanapodat.

• Mire megy el idő?
• Mit írnak le a munkatársaid minden egyes nap?
• Mit kell újra és újra ellenőrizned?
• Mi az, amit rendszeresen elfelejt valaki?
• Milyen adatot nehéz visszakeresni?
• Melyik feladat miatt kell odamennie valakinek egy berendezéshez pusztán azért, hogy leolvasson egy értéket?
• Milyen határidőket tartotok fejben?

Ezekből lesz a digitalizáció valódi feladatlistája.

A következő lépés az automatizálás

A HACCP digitalizálás első szintje az, amikor a papírt digitális felületre cseréljük.

A következő szint viszont sokkal érdekesebb.

Amikor a rendszer már nemcsak tárolja azt, amit az ember beírt, hanem bizonyos feladatokat maga végez el.

A hűtőhőmérséklet jó példa erre.

Ha egy munkatárs naponta kétszer végigjár hat hűtőt, leolvassa az értékeket és rögzíti őket, akkor nem az a legnagyobb előrelépés, ha ezután ugyanezeket az értékeket telefonba írja.

Hanem az, ha a szenzor elvégzi a mérést, a rendszer rögzíti az adatot, és az embernek akkor kell foglalkoznia vele, amikor valóban probléma van.

Ez az a pont, ahol a technológia már nem újabb feladatot ad.

Hanem elvesz egyet.

Mit tud tehát átvenni egy digitális HACCP rendszer?

Nagyon leegyszerűsítve háromféle dolgot.

• Amit mérni lehet, azt mérje.
• Amit automatikusan rögzíteni lehet, azt rögzítse.
• Amire neked kell reagálnod, arra időben figyelmeztessen.

Az ember pedig foglalkozzon azzal, amihez valóban ember kell: döntéssel, szakmai ellenőrzéssel, probléma megoldásával és a vállalkozás működtetésével.

Ez az irány, amerre a HACCP Managerrel mi is haladunk.

Nem az a célunk, hogy a papírmappából digitális mappát csináljunk.

Hanem az, hogy minél kevesebb olyan feladat maradjon nálad, amit egy rendszer is el tud végezni helyetted.

Te mennyi időt töltesz olyan HACCP-feladatokkal, amelyeket nem feltétlenül neked kellene elvégezned?

Érdemes egyszer egy héten keresztül figyelni és összeadni.

Leolvasások. Beírások. Ellenőrzések. Keresgélés. Határidők figyelése. Ismétlődő adminisztráció.

Az eredmény sokszor meglepő.

A HACCP Manager célja egyszerű: ne több adminisztrációd legyen a digitalizálástól, hanem kevesebb.

Nézd meg, mit venne le a válladról

Ha kíváncsi vagy, nálatok mennyi időt visz el a kézi hőmérséklet-ellenőrzés, a hűtőmonitoring oldalon a saját adataiddal ki is számolhatod. Ha pedig azon gondolkodsz, megéri-e már nálatok a váltás, olvasd el ezt is: Papíralapú vagy digitális HACCP – mikor érdemes váltani?

A HACCP Manager funkcióit a Funkciók oldalon, a csomagokat és az árakat a Csomagok oldalon találod, és 30 napig ingyen ki is próbálhatod.