Papíralapú vagy digitális HACCP – mikor érdemes váltani?

Egy hűtőhőmérséklet ide, egy takarítási ellenőrzés oda, még egy dátum, egy aláírás, egy újabb lap.

Egy kis élelmiszer-vállalkozásnál eleinte teljesen természetesnek tűnik, hogy a HACCP-hez kapcsolódó ellenőrzéseket papíron vezetik. Van néhány nyomtatvány, a munkatárs kitölti, lefűzik, és kész.

Aztán lesz még két hűtő. Felvesznek egy munkatársat. Bővül a termékkör. Nyílik még egy telephely. Egyre több ellenőrzést kell elvégezni, a dokumentumokat pedig nemcsak kitölteni kell, hanem rendszerezni és megőrizni is.

Egy ponton pedig érdemes feltenni a kérdést:

még mindig a papíralapú HACCP a legegyszerűbb megoldás, vagy már több időt visz el, mint amennyit kellene?

A digitális HACCP-re való átállásnak szerintem nem azért van értelme, mert „mindent digitalizálni kell”. Akkor van értelme, ha a technológia ténylegesen levesz feladatokat a vállalkozó és a munkatársak válláról.

Nézzük meg, hol van ez a pont.

Mit jelent valójában a papíralapú HACCP?

Amikor papíralapú HACCP-ről beszélünk, nem magára a HACCP kézikönyvre kell csak gondolni.

A mindennapi működés során különböző ellenőrzéseket, méréseket és eseményeket is dokumentálni kell. Hogy pontosan mit és milyen gyakorisággal, az mindig az adott vállalkozás tevékenységétől és saját HACCP rendszerétől függ.

Ilyen lehet például a hűtők és fagyasztók hőmérsékletének ellenőrzése, az áruátvétel dokumentálása, a takarítás ellenőrzése vagy egy eltérés és az arra tett javító intézkedés rögzítése.

Papíralapon mindez jellemzően ugyanúgy történik.

Valaki elvégzi az ellenőrzést, előveszi a megfelelő lapot, beírja az adatot, dátumoz, aláír, majd a dokumentumot később lefűzik és megőrzik.

Ezzel önmagában nincs semmi baj.

A probléma általában akkor kezdődik, amikor a rendszer növekedni kezd.

Mikor működik jól a papíralapú HACCP?

Egy kis műhelyben, ahol egy-két ember dolgozik, kevés berendezést kell ellenőrizni, és a tulajdonos napi szinten jelen van, a papíralapú rendszer még kifejezetten egyszerű is lehet.

Ha van három ellenőrzendő hűtő, néhány napi feladat és egyetlen telephely, nem biztos, hogy önmagában a digitalizáció fogja megváltoztatni a vállalkozás életét.

Én ezért nem gondolom, hogy minden vállalkozásnak azonnal digitális HACCP rendszerre kell váltania.

A digitalizálás akkor jó döntés, amikor valódi problémát old meg.

Például időt takarít meg, csökkenti az ismétlődő adminisztrációt, átláthatóbbá teszi a működést, vagy olyan feladatot automatizál, amelyet addig valakinek kézzel kellett elvégeznie.

Mikor kezd kényelmetlenné válni a papír?

Általában nem egyik napról a másikra.

Először csak egy újabb nyomtatvány kerül a mappába.

Aztán egy második.

Majd több ember kezdi vezetni ugyanazokat a dokumentumokat.

És egyszer csak azt veszed észre, hogy már nem maga az ellenőrzés a nehéz, hanem az, hogy biztosan minden megtörtént-e, minden adat a megfelelő helyre került-e, és később megtalálható-e.

Tipikus helyzet például, amikor a vezetőnek külön ellenőriznie kell, hogy a munkatársak kitöltötték-e az adott napi lapokat.

Vagy amikor egy korábbi adatot kellene visszakeresni, és kezdődik a lapozgatás a mappákban.

Esetleg több telephely működik, ezért már fizikailag sem lehet mindenhol jelen lenni.

Ilyenkor a papír már nem feltétlenül egyszerűbb.

Csak megszoktuk.

Mitől lesz jobb egy digitális HACCP rendszer?

Nem attól, hogy ugyanazt a papírt megjelenítjük egy képernyőn.

Ha eddig egy adatot kézzel be kellett írni egy nyomtatványra, és ezután ugyanazt az adatot kézzel kell bepötyögni egy telefonba, attól még nem történt valódi automatizálás.

Legfeljebb lecseréltük a tollat egy érintőképernyőre.

Egy jól felépített digitális HACCP rendszer ennél többet tud.

A cél az, hogy amit lehet, a rendszer automatizáljon; amit pedig továbbra is embernek kell elvégeznie, azt tegye gyorsabbá és egyszerűbbé.

1. Kevesebb ismétlődő adminisztráció

A napi HACCP-adminisztráció sok apró feladatból áll.

Egyenként egyik sem feltétlenül hosszú. A probléma az, hogy minden nap újra el kell végezni őket.

Ha egy feladat napi öt perc, az elsőre nem tűnik soknak.

De napi 5 perc egy év alatt több mint 30 munkaóra.

És ez csak egyetlen feladat.

Ezért a digitalizálásnál nem azt érdemes megkérdezni, hogy „mennyi idő ezt egyszer megcsinálni?”, hanem azt, hogy „évente hányszor csináljuk meg ugyanezt?”

Ott kezd igazán érdekessé válni a számítás.

2. Nem kell mindent kézzel rögzíteni

Jó példa erre a hűtőhőmérséklet ellenőrzése.

Papíralapon valakinek oda kell mennie a hűtőhöz, meg kell néznie a hőmérsékletet, majd rögzítenie kell az értéket.

Ha több hűtő vagy fagyasztó van, ezt mindegyiknél el kell végezni.

Szenzoros hőmérséklet-figyelésnél azonban maga a mérés és az adatrögzítés automatizálható.

A rendszer folyamatosan mérhet, az adatokat tárolhatja, és eltérés esetén jelezhet.

Ez már valódi digitalizáció.

Nem ugyanazt a munkát végezzük más eszközzel, hanem egy ismétlődő emberi feladat egy részét átadjuk a rendszernek.

3. Egyszerűbbé válik a visszakeresés

Papíron minden rendben van addig, amíg nem kell valamit megtalálni.

• Mennyi volt a hőmérséklet múlt kedden?
• Mikor történt az eltérés?
• Milyen javító intézkedés történt?
• Ki végezte el az ellenőrzést?

Egy jól működő digitális HACCP rendszerben az adatok kereshetők és rendszerezhetők.

Nem kell végignézni több mappát azért, hogy megtaláljunk egy korábbi bejegyzést.

4. Az eltérésből feladat lehet, nem csak egy bejegyzés

A HACCP egyik lényeges része nem az, hogy mindenáron tökéletes értékeket rögzítsünk.

Eltérések a valós működésben előfordulnak.

A fontos kérdés az, hogy észrevettük-e, és mit tettünk utána.

Ha például egy hűtő hőmérséklete eltér a meghatározott értéktől, nem az a lényeg, hogy bekerüljön egy szám a naplóba. Meg kell vizsgálni az okot, és szükség esetén intézkedni kell.

Digitális rendszerben az eltéréshez kapcsolódó feladat és a megtett intézkedés is egy helyen kezelhető.

Így nemcsak adatot gyűjtünk, hanem a folyamatot követjük végig.

5. Több telephelynél még látványosabb a különbség

Egyetlen kis műhelynél a tulajdonos gyakran maga is látja, mi történik.

Három, öt vagy tíz telephelynél ez már fizikailag lehetetlen.

Ilyenkor a digitalizáció egyik legnagyobb előnye nem feltétlenül az, hogy egy-egy bejegyzés néhány másodperccel gyorsabb.

Hanem az, hogy a működés egy helyről átláthatóvá válik.

Nem kell telefonálni azért, hogy megtudd, megtörtént-e egy ellenőrzés.

Nem kell fényképet kérni egy kitöltött papírról.

Nem kell megvárni, amíg a dokumentum eljut hozzád.

A vezetői információ ott lehet előtted.

Mikor érdemes tehát digitális HACCP-re váltani?

Nincs egyetlen olyan szám, hogy négy hűtőtől vagy öt alkalmazottól már kötelezően megéri.

Inkább azt érdemes figyelni, hogy mennyi felesleges munkát termel a jelenlegi rendszer.

Érdemes elgondolkodni a váltáson, ha:

• egyre több idő megy el a HACCP-adminisztrációra,
• rendszeresen ellenőrizni kell, hogy mások elvégezték-e a feladataikat,
• sok hűtőt vagy fagyasztót kell naponta ellenőrizni,
• nehézkes a régi adatok visszakeresése,
• több telephely működik,
• ugyanazokat az adatokat több helyre is beírjátok,
• vagy egyszerűen túl sok papír keletkezik.

Minél több igaz ezek közül a vállalkozásodra, annál nagyobb lehet a digitalizálás gyakorlati haszna.

És mikor nem érdemes még váltani?

Erről is érdemes beszélni.

Ha egy nagyon kis vállalkozásban kevés ellenőrzési pont van, a jelenlegi rendszer átlátható, nem okoz jelentős adminisztrációt, és a digitalizálás nem automatizálna érdemben semmit, akkor nem biztos, hogy sürgős változtatni.

Nem a digitális rendszer a cél. A hatékonyabb működés a cél.

Ha ezt jelenleg egyszerűen meg tudod oldani papíron, akkor a papírnak is lehet helye.

Ha viszont már emberek munkaidejét használod olyan feladatokra, amelyeket egy rendszer automatikusan el tudna végezni, érdemes kiszámolni, valójában mennyibe kerül a jelenlegi működés.

Nem azt kell kiszámolni, mennyibe kerül a rendszer

Hanem azt is, mennyibe kerül nem használni.

Tegyük fel, hogy egy vállalkozásban 8 hűtőt és fagyasztót ellenőriznek naponta kétszer.

Ha egy mérés leolvasással, rögzítéssel és a következő berendezéshez való odalépéssel átlagosan két percet vesz igénybe, az:

8 × 2 × 2 perc = napi 32 perc.

Évi 300 működési nappal számolva ez:

160 munkaóra évente.

Ha a munkatárs teljes óraköltsége például 4 000 Ft, akkor ez:

640 000 Ft munkaerőköltség évente.

És még csak egyetlen HACCP-feladatról beszéltünk.

Ezért amikor egy digitális HACCP rendszer árát nézed, érdemes mellétenni azt is, hogy mennyi időt és munkát tud valóban kiváltani vagy csökkenteni.

A jó digitalizáció nem több munkát ad. Hanem elvesz belőle.

Talán ez a legfontosabb különbség.

Nem attól modern egy HACCP rendszer, hogy számítógépen van.

Attól jó, hogy egyszerűbbé teszi a mindennapi működést.

• Kevesebb kézi rögzítés.
• Kevesebb keresgélés.
• Kevesebb ismétlődő adminisztráció.
• Gyorsabban elérhető információ.
• Automatizálható mérések.
• Átláthatóbb feladatok.

És több idő arra a munkára, amiből a vállalkozás valóban bevételt termel.

Papír vagy digitális HACCP?

A kérdésre tehát nincs mindenkire érvényes válasz.

Egy jól működő, egyszerű papíralapú rendszer lehet teljesen megfelelő egy kisebb vállalkozásnak.

De ha a HACCP-adminisztráció már rendszeresen elveszi az időt a termeléstől, az értékesítéstől vagy a vállalkozás vezetésétől, akkor érdemes megnézni, mely feladatokat lehet digitalizálni – és főleg azt, melyeket lehet automatizálni.

A HACCP Manager fejlesztésénél mi is ebből indultunk ki.

Nem az a célunk, hogy a papírt képernyőre cseréljük.

Az a célunk, hogy amit nem szükséges többé kézzel elvégezni, azt ne is embernek kelljen elvégeznie.

Kevesebb adminisztráció. Több átláthatóság. Több idő a vállalkozásodra.

Számold ki a saját számaidat

A fenti példát a saját adataiddal is kiszámolhatod a hűtőmonitoring oldal kalkulátorával. Ha pedig azt néznéd meg, mely HACCP-feladataidat vehetné át egy rendszer, olvasd el ezt is: Mit lehet digitalizálni a HACCP rendszerben?

A HACCP Manager 30 napig ingyen kipróbálható, a csomagokat és az árakat a Csomagok oldalon találod.