7 HACCP-s feladat, amit nem kellene már kézzel végezned

Napi öt perc nem sok.

Tíz perc sem.

Csakhogy a HACCP-adminisztráció ritkán egyetlen tízperces feladatból áll.

Megnézni a hűtőket. Felírni a hőmérsékleteket. Ellenőrizni, hogy mindenki kitöltötte-e a szükséges lapokat. Megkeresni egy korábbi adatot. Figyelni egy határidőt. Eltenni egy dokumentumot. Utánanézni, mikor történt valami.

Külön-külön egyik sem tűnik jelentősnek.

Összeadva viszont meglepően sok munkaidőt tudnak elvinni.

Ráadásul ezeknek a feladatoknak egy része már automatizálható vagy jelentősen egyszerűsíthető.

Nézzünk meg 7 olyan HACCP-adminisztrációs feladatot, amelynél érdemes feltenni a kérdést:

tényleg embernek kell ezt minden egyes alkalommal megcsinálnia?

1. Hűtő- és fagyasztóhőmérsékletek kézi leolvasása

Kezdjük az egyik legtipikusabb feladattal.

Valaki odamegy a hűtőhöz.

Megnézi a hőmérőt.

Felírja az értéket.

Odamegy a következőhöz.

Megnézi.

Felírja.

És ezt meghatározott rendszerességgel újra elvégzi.

Három hűtőnél ez elsőre nem tűnik jelentős munkának.

De mi történik, ha van 8 vagy 10 hűtő és fagyasztó?

És naponta többször történik ellenőrzés?

Számoljunk egy kicsit!

Tegyük fel, hogy 8 hűtőt és fagyasztót ellenőriztek naponta kétszer.

Ha egy berendezés ellenőrzése a leolvasással és rögzítéssel együtt átlagosan 2 perc:

8 × 2 × 2 perc = napi 32 perc.

Ha évente 300 napot működik a vállalkozás:

32 × 300 = 9 600 perc, vagyis 160 munkaóra évente.

Ez húsz teljes, 8 órás munkanap.

Csak hőmérséklet-ellenőrzésre.

És itt még nem számoltunk azzal az idővel, amit a lapok előkészítése, rendszerezése, ellenőrzése vagy későbbi visszakeresése igényel.

Szenzoros hőmérséklet-monitoring esetén a mérés és az adatrögzítés jelentős része automatizálható.

A rendszer mér.

Rögzít.

Tárol.

És ha eltérést érzékel, jelez.

Ez pontosan az a típusú feladat, amelynél érdemes megvizsgálni, mennyi emberi munka váltható ki technológiával.

2. Ugyanannak az adatnak a kézi rögzítése

A kézi adminisztráció egyik problémája, hogy minden egyes adat emberi közreműködést igényel.

Megnézzük.

Leolvassuk.

Beírjuk.

Dátumozzuk.

Esetleg aláírjuk.

Ha pedig ugyanarra az információra máshol is szükség van, előfordulhat, hogy újra rögzítjük.

Itt érdemes megállni.

Ha egy adat már egyszer digitálisan létrejött, miért kellene még egyszer kézzel beírni?

A digitalizálás egyik alapelve éppen az lehetne, hogy egy adatot lehetőség szerint egyszer rögzítsünk, utána pedig a rendszer használja ott, ahol szükséges.

Még jobb, ha az adat eleve automatikusan keletkezik.

A hőmérséklet tipikusan ilyen.

Ha egy szenzor már megmérte és továbbította az értéket, nincs sok értelme annak, hogy valaki ugyanazt az értéket külön leolvassa és begépelje.

3. Annak ellenőrzése, hogy mások elvégezték-e az ellenőrzést

Ez az a munka, amit gyakran nem számolunk bele a HACCP-adminisztrációba.

Pedig idő.

A munkatárs elvégzi az ellenőrzést.

A vezető pedig később ellenőrzi, hogy a munkatárs elvégezte-e az ellenőrzést.

Megnézi a lapot.

Hiányzik a keddi bejegyzés.

Megkérdezi a kollégát.

„Megcsináltad?”

„Igen.”

„És beírtad?”

„Szerintem igen.”

Kezdődik a keresés.

Egy jól kialakított digitális rendszerben nem feltétlenül kell végignézni minden egyes lapot.

Látható lehet, melyik feladat készült el, mi maradt el, és hol szükséges beavatkozni.

A vezetőnek nem az a dolga, hogy egész nap azt ellenőrizze, megtörtént-e az ellenőrzés.

Ideális esetben akkor kell foglalkoznia vele, amikor valami eltér a megszokott működéstől.

4. Régi adatok keresgélése

„Mikor volt legutóbb probléma ezzel a hűtővel?”

„Megvan valahol a múlt havi adat?”

„Mikor történt az a hőmérséklet-eltérés?”

„Ki ellenőrizte?”

Papíralapú rendszerben ezekre a kérdésekre sokszor úgy kapunk választ, hogy előkeressük a megfelelő mappát.

Majd a megfelelő hónapot.

Majd a megfelelő lapot.

Feltéve, hogy pontosan tudjuk, mit keresünk.

A papír tárolja az információt.

De nem keres benne helyettünk.

Digitális rendszerben egy jól strukturált adatállományból időszak, berendezés, telephely vagy esemény alapján is visszakereshető lehet az információ.

Ez apróságnak tűnhet egészen addig, amíg nem kell több száz vagy több ezer korábbi bejegyzés között megtalálni valamit.

5. Határidők fejben tartása és naptárba írogatása

Nem minden élelmiszerbiztonsághoz kapcsolódó feladat napi.

És éppen ezekkel van sokszor a legtöbb gond.

A napi rutint könnyű megszokni.

De mi történik azzal, amit csak időszakosan kell elvégezni?

• Kártevőirtás.
• Oktatások.
• Felülvizsgálatok.
• Vízmintavétel, ahol szükséges.
• Dokumentumok érvényességének figyelése.
• Munkavédelmi vagy tűzvédelmi feladatok.

Ezeket sok vállalkozás különböző helyeken tartja nyilván.

• Telefonos naptárban.
• Excelben.
• Papíron.
• E-mailben.
• Vagy egyszerűen fejben.

A probléma nem feltétlenül maga a feladat.

Hanem az, hogy valakinek folyamatosan emlékeznie kell arra, hogy mikor válik aktuálissá.

Pedig egy dátum figyelése tipikusan olyan feladat, amit egy rendszer kiválóan el tud végezni.

A rendszer nem felejti el, hogy három hónap múlva lesz valami esedékes.

Az embernek pedig nem kell három hónapig észben tartania.

6. Dokumentumok tárolása több különböző helyen

„Hol van?”

Ez az egyik legdrágább kérdés egy vállalkozásban.

Nem azért, mert nehéz kimondani.

Hanem azért, mert ami utána következik, az időbe kerül.

Megnézem az e-mailben.

Nincs ott.

Talán letöltöttem.

Megnézem a számítógépen.

Lehet, hogy a másik gépen van.

Esetleg kinyomtattuk?

Vagy a kolléga kapta meg?

A HACCP-hez és a vállalkozás működéséhez kapcsolódó dokumentumok könnyen szétszóródhatnak.

A probléma általában nem az, hogy nincs meg egy dokumentum.

Hanem az, hogy nem tudjuk azonnal, hol van.

Egy központi digitális dokumentumtár egyik legnagyobb előnye ezért nem valamilyen látványos technológiai funkció.

Hanem az, hogy van egy egyértelmű válasz a kérdésre:

„Hol keressem?”

Egy helyen.

7. Papírok rendezése, lefűzése és tárolása

Erről ritkán beszélünk, pedig ez is munka.

A kitöltött lapokat össze kell gyűjteni.

Rendszerezni kell.

Lefűzni.

A mappákat el kell helyezni.

Később pedig meg kell őrizni és szükség esetén előkeresni.

Minél több nyilvántartás keletkezik, annál nagyobb lesz a papíralapú rendszer fizikai mérete is.

Egy kis vállalkozásnál ez lehet néhány mappa.

Több telephelynél viszont már egészen más mennyiségről beszélhetünk.

Digitális dokumentációnál az adat tárolása nem igényel újabb iratrendezőt.

És ami még fontosabb:

nem kell valakinek minden egyes lapot fizikailag a megfelelő helyre tennie.

A legnagyobb időveszteség sokszor nem is látszik

Van egy érdekes tulajdonsága ezeknek a feladatoknak.

Egyik sem tűnik különösebben hosszúnak.

Két perc itt.

Öt perc ott.

Egy gyors ellenőrzés.

Egy lap lefűzése.

Egy adat megkeresése.

Egy telefon a kollégának.

Pont ezért könnyű azt gondolni, hogy nincs jelentőségük.

Pedig ha egy ötfős csapatban mindenki csak napi 10 percet tölt olyan ismétlődő adminisztrációval, amely automatizálható lenne, az:

50 perc naponta.

300 munkanappal:

250 munkaóra évente.

Ez több mint 31 teljes, 8 órás munkanap.

Ha pedig egy munkatárs teljes óraköltsége például 4 000 Ft, akkor:

250 × 4 000 Ft = 1 000 000 Ft munkaerőköltség évente.

Nem azt állítom, hogy egy digitális rendszer ezt az egészet meg fogja spórolni.

De azt igen, hogy érdemes megnézni:

ebből a 250 órából mennyit végez ma ember csak azért, mert mindig így csináltuk?

Csinálj egy egyszerű időmérést

Ha szeretnéd megtudni, nálatok mennyi idő megy el HACCP-adminisztrációra, egy hétig ne változtass semmin.

Csak mérd.

Írd fel, mennyi idő ment el:

• hőmérsékletek ellenőrzésére és rögzítésére,
• naplók kitöltésére,
• dokumentumok keresésére,
• munkatársak ellenőrzésére,
• határidők kezelésére,
• adatok ismételt rögzítésére,
• papírok rendezésére.

A hét végén add össze.

Majd szorozd fel egy évre.

Sokkal könnyebb eldönteni, hogy megéri-e automatizálni egy folyamatot, ha már tudod, mennyibe kerül a jelenlegi.

Nem mindent kell automatizálni

A cél nem az, hogy eltűnjön az ember a HACCP rendszerből.

Ez nem is lenne jó cél.

Vannak ellenőrzések, amelyekhez emberi megfigyelés kell.

Vannak helyzetek, amelyekben döntést kell hozni.

Ha probléma történik, valakinek intézkednie kell.

A digitalizálásnak nem ezt kell kiváltania.

A rutinfeladatokat kell levennie az emberek válláról.

• A szenzor mérjen.
• A rendszer rögzítsen.
• A rendszer figyelje a határidőt.
• A rendszer rendezze az adatokat.
• A rendszer jelezze, ha valami figyelmet igényel.

Az ember pedig foglalkozzon azzal, amihez valóban szükség van rá.

A HACCP nem attól lesz jobb, hogy több időt töltünk vele

Ez talán a legfontosabb gondolat.

A HACCP célja nem az adminisztráció előállítása.

Egy jól működő rendszernek támogatnia kell az élelmiszerbiztonságot úgy, hogy közben illeszkedik a vállalkozás napi működéséhez.

Ha ugyanazt az eredményt kevesebb kézi munkával, átláthatóbban és megbízhatóbban el lehet érni, akkor érdemes megvizsgálni a digitalizálás lehetőségét.

Ezért a HACCP Manager fejlesztésénél mi nem azt kérdezzük:

„Mit lehet még dokumentálni?”

Hanem inkább ezt:

„Mit nem kellene már embernek csinálnia?”

Mert a vállalkozásodban az emberi munkaidő túl értékes ahhoz, hogy olyan feladatokra menjen el, amelyeket egy rendszer is el tud végezni.

Számold ki, nálatok mennyi idő megy el rá

• Hány hűtőt ellenőriztek?
• Naponta hányszor?
• Mennyi ideig tart egy ellenőrzés?
• Hány munkatárs végez rendszeresen HACCP-adminisztrációt?
• És mennyibe kerül egy munkaórájuk a vállalkozásnak?

Ha ezeket a számokat egymás mellé teszed, a „napi néhány perc” már egészen másképp nézhet ki éves szinten.

Ne azt automatizáld, ami látványos. Azt automatizáld, ami újra és újra elveszi az idődet.

HACCP Manager

A HACCP Manager célja, hogy a HACCP ne egy újabb adminisztrációs réteg legyen a vállalkozásodban.

Automatikus hőmérséklet-figyelés, digitális HACCP-naplók, visszakereshető adatok, javító intézkedések határidővel és a lejárati idők figyelése.

Kevesebb manuális munka. Több idő arra, amiből a vállalkozásod valóban működik.

Kiszámolom, mennyi időt spórolhatok →

Ha érdekel, mit érdemes még digitalizálni egy HACCP rendszerben, olvasd el ezt is: Mit lehet digitalizálni a HACCP rendszerben? A HACCP Manager funkcióit a Funkciók oldalon találod, és 30 napig ingyen ki is próbálhatod.